Kehityskeskustelujen tarkoitus ja tavoitteet ovat muotoa tärkeämpiä

Otettaessa kehityskeskusteluja käyttöön tai kehitettäessä niiden toimintaa tulisi lähteä liikkeelle kehityskeskustelujen tarkoituksen ja tavoitteiden kirkastamisesta. Vähän kärjistäen voidaan kuitenkin väittää, että muoto on usein ollut tarkoitusta ja tavoitteita tärkeämpi. Muodon korostunut merkitys on näkynyt käytännössä niin, että kehityskeskustelulomakkeita ja kehityskeskustelujen toteutusohjeita on organisaatioissa muokattu ja paranneltu yhä uudestaan ja uudestaan. Toteutusmuotoa, johon kaikki olisivat tyytyväisiä, ei kuitenkaan yleensä ole löydetty. Pahimmillaan muotoon ollaan erittäin tyytymättömiä ja sen seurauksena kehityskeskustelut koetaan turhauttavina tai pelkkänä hyödyttömänä byrokraattisena muodollisuutena.

Ei ole yhtä oikeaa tapaa käydä kehityskeskusteluja

Yksi tärkeimmistä vuosien varrella kehityskeskusteluista oppimani asia on, että ei ole olemassa yhtä oikeaa tapaa käydä kehityskeskusteluja. Laadittaessa organisaatiokohtaisia kehityskeskustelukäytäntöjä, malleja ja ohjeita tämä kuitenkin usein unohdetaan ja huomaamatta oletetaan, että tällainen kaikille tämän organisaation jäsenille sopiva muoto on olemassa. Pienissä organisaatioissa tällainen saattaa löytyäkin, mutta suuremmissa organisaatioissa onnistumisen todennäköisyys on pieni.

Toisaalta pidän erittäin tärkeänä, että organisaatioissa on yhteinen kehityskeskustelukäytäntö. Sen avulla saadaan aikaan monia hyviä ja tärkeitä asioita. Joillekin se saattaa sellaisenaan olla juuri se oikea kehityskeskustelujen toteutustapa. Yhteisen muodon tuomia ongelmia on lievennetty antamalla niissä esimiehille ja alaisille mahdollisuus muokata keskustelulomakkeita, runkoja, sisältöjä ja käytettyä kieltä omaan tilanteeseensa sopiviksi. Olen joissakin tilanteissa jopa ehdottanut ohjeisiin mainintaa, että ne eivät ole tarkoitettu käytettäväksi sellaisenaan vaan esimiehen on ennen kehityskeskusteluja käytävä ne alaistensa kanssa läpi ja muokattava niitä niin, että ne tuntuvat kaikista hyviltä, sopivilta ja ymmärrettäviltä.

Organisaatiotasolla kehityskeskustelujen riittävä yhdenmukaisuus voidaan saada aikaan täsmentämällä kehityskeskustelujen tarkoitus ja asettamalla kehityskeskusteluille selkeät tavoitteet. Vaikka esimiehet ja alaiset voivat yhdessä muokata kehityskeskustelujen muotoa ja toteutustapaa tilanteeseensa sopivaksi, niin kehityskeskustelujen tavoitteista ei tingitä.

Kehityskeskustelun tavoitteiden oltava konkreettisia ja mitattavia

Kehityskeskustelujen tarkoituksesta ja tavoitteista puhutaan yleensä liian yleisellä tasolla. Tavanomaisesti tehdään lyhyempiä tai pidempiä luetteloja hyödyistä, joita kehityskeskustelut antava alaisille, esimiehille ja koko organisaatiolle. Monilta osin näiden hyötyjen saavuttamista on kuitenkin vaikea arvioida eivätkä ne siten anna riittäviä perusteita kehityskeskustelujen tuloksellisuuden tai toteutustavan laadun arviointiin.

Tilanteen selkiyttämiseksi olen jakanut kehityskeskustelujen tavoitteet vaikuttavuustavoitteisiin ja välittömiin tavoitteisiin (Kuva).



Vaikuttavuustavoitteita ovat nimensä mukaan kaikki sellaiset asiat, joihin kehityskeskusteluilla halutaan vaikuttaa. Niiden saavuttamista ei voida arvioida heti kehityskeskustelun jälkeen. Useimmiten niiden toteutuminen edellyttää monia muita toimenpiteitä kehityskeskustelujen lisäksi. Hyötyluetteloissa esitetyt asiat kuuluvat pääosin vaikuttavuustavoitteisiin.

Välittömien tavoitteiden saavuttaminen taas voidaan arvioida heti kun kehityskeskustelu on käyty. Kehityskeskustelujen välittömät tavoitteet voidaan vielä jakaa tulostavoitteisiin ja toteutusprosessia tai toteutustapaa koskevin tavoitteisiin. Tulostavoitteiden avulla varmistetaan, että kehityskeskusteluissa tehdään oikeita asioita. Tulostavoitteet ovat muodoltaan päätöksiä, sopimuksia, suunnitelmia, aikataulua tai yhteisiä käsityksiä ja ymmärryksiä asioista. Prosessitavoitteiden avulla taas ohjataan osapuolia toimimaan oikealla tavalla. Tyypillisiä prosessitavoitteiden aiheita ovat valmistautuminen, vuorovaikutus, sopiminen, asioiden kirjaaminen, keskustelujen arviointi ja sovittujen asioiden toteuttamisen seuranta.